ШІ-система для створення та аналізу тендерної документації для RJ Tech

Замовник

RJ Tech – британська технологічна компанія, що працює з тендерними можливостями та бере участь у закупівлях на ринку Великої Британії та Шотландії.

Проблема

Підготовка тендерної пропозиції потребує роботи з великим обсягом вимог, документів і шаблонів. Для кожної закупівлі команді потрібно уважно проаналізувати умови тендеру, визначити обов’язкові вимоги, зібрати необхідну корпоративну інформацію та підготувати комплект документів у потрібному форматі.

Навіть якщо частина матеріалів уже використовувалась у попередніх тендерах, їх доводиться щоразу адаптувати до нових умов, перевіряти формулювання та контролювати, щоб жодна важлива вимога не була пропущена.

Окремий ризик — фінальна перевірка вже підготовленої пропозиції. При великій кількості вимог і документів ручна перевірка займає багато часу та не виключає людських помилок.

У результаті значна частина ресурсу команди витрачається на повторювану роботу з документами замість аналізу самої тендерної можливості та підготовки сильнішої пропозиції.

Рішення

Для RJ Tech розроблено ШІ-систему, яка автоматизує ключові етапи підготовки, формування та перевірки тендерної документації.

Система аналізує тендерні матеріали, виділяє ключові умови закупівлі, вимоги до учасника, перелік необхідних документів, строки, критерії та інші параметри, які потрібно врахувати під час підготовки пропозиції.

На основі аналізу система формує уточнюючі питання щодо інформації, якої недостатньо в наявних матеріалах. Оператор відповідає на них безпосередньо в системі, після чого ці дані враховуються під час формування документів. Це дозволяє не просто генерувати текст за шаблоном, а адаптувати пакет під конкретний тендер і фактичну ситуацію компанії.

Після збору необхідної інформації система генерує проєкти тендерних документів, використовуючи корпоративні дані, затверджені шаблони, попередньо підготовлені матеріали та вимоги конкретної закупівлі.

Оператор зберігає контроль над результатом: може редагувати сформований текст, перегенерувати окремі частини, додавати або прибирати блоки документа та працювати зі структурою відповідно до заданих шаблонів. Це дозволяє поєднати швидкість автоматичної генерації з експертним контролем людини.

Після підготовки пакета система повторно аналізує тендерні вимоги та порівнює їх зі сформованою пропозицією. Вона допомагає виявити відсутню інформацію, потенційні невідповідності, пропущені вимоги або пункти, які потребують додаткової перевірки перед подачею.

Таким чином, система працює не як звичайний генератор тексту, а як інструмент підтримки повного документального циклу тендера: аналіз вимог → уточнення інформації → структурування → генерація документів → редагування та контроль → перевірка відповідності.